Je herkent het vast wel: dat to-dolijstje dat maar blijft groeien, de deadline die onverbiddelijk dichterbij komt. En daarbij de frustratie die toeneemt, omdat je weer niet hebt gedaan wat je je had voorgenomen … Uitstelgedrag is voor jou als ondernemer je stille vijand. Wat als ik je vertel dat er een uitweg is? Met deze 5 ultieme tips kun je die cyclus van uitstel doorbreken en je productiviteit zelfs verbeteren.
Altijd weer dat uitstelgedrag
Als ondernemer weet je: tijd is geld. Toch lijkt het soms alsof uitstelgedrag diep verankerd zit in je dagelijkse routine. Dit leidt tot onnodige stress en gemiste kansen. Je hebt het gevoel dat je achter de feiten aanloopt, en daardoor je potentieel niet volledig benut.
Je kent vast al wat tips tegen uitstelgedrag. Denk aan perfectionisme loslaten, jezelf belonen als iets af is, online afleiding voorkomen en beginnen met de minst leuke taak van de dag.
Naast deze praktische tips zijn er ook tips die op een andere manier nét wat meer effect kunnen hebben op je uitstelgedrag. Daar zoom ik in dit blog op in.
Nu is het tijd om korte metten te maken met dat vervelende uitstelgedrag. Geen excuses meer zoals “Ik doe dat morgen wel.” Ga aan de slag met (één van) onderstaande tips en krijg meer grip op je uitstelgedrag.
1. Pomodoro: zet de klok in als je timemanagement coach
Heb je ooit gehoord van de Pomodoro-techniek? Dit is een timemanagement techniek die heel fijn werkt als je nogal vaak dingen uitstelt. Het gaat als volgt:
Je werkt in blokken van 25 minuten, gevolgd door een welverdiende pauze van 5 minuten. Het schijnt dat dit een perfecte opbouw is voor gefocust werken en daarna een momentje van ontspanning. Na vier van dit soort sessies plan je een wat langere pauze in van 20 – 30 minuten.
De kunst zit hem erin om meteen na die 25 minuten ook echt direct te stoppen met wat je aan het doen bent. Even 5 minuten een adempauze; even wat anders. In die 5 minuten rust gebeurt er trouwens ontzettend veel. Je brein kan even resetten. Daardoor krijgt je nieuwe energie, nieuwe creativiteit en focus.
Deze vorm van plannen kun je zien als je effectieve (en gratis) persoonlijke timemanagement coach die je aan de hand neemt om dingen gedaan te krijgen.
Ninja-tip: Plan nu direct je dag voor morgen alvast in volgens dit principe. Je zult merken dat je echt veel meer dingen oppakt en gedaan krijgt.
2. Slim afwisselen is dé sleutel tot productiviteit
Als je voortdurend dezelfde soort taken achter elkaar doet, verval je al snel in uitstelgedrag … Met een gerichte planning en slimme afwisseling kun je de strijd tegen dat vervelende uitstelgedrag winnen en ook direct gaan voor meer productiviteit.
Switch daarom gericht in het type werkzaamheden dat je achter elkaar inplant. Zo houd je je brein actief. Dus eerst die saaie administratie: daarna volop creatief aan de slag met de marketing van je nieuwste product. Of andersom.
Het volgende is vast wel herkenbaar: je hebt een grote creatieve taak op je lijst staan die je maar blijft uitstellen. Prikkel je brein dan op een positieve manier door er een strakke, analytische taak achteraan te plannen.
Een voorbeeld: stel je wilt een nieuwe strategie voor je klantenwerving opzetten. Dit vereist veel creatief denkwerk en plannen. Vaak is dit soort werkzaamheden uitdagend omdat er geen duidelijk start- of eindpunt is.
Als analytische tegenhanger kun je hierna juist aan de slag met het analyseren van de statistieken van je social media-accounts. Je onderzoekt wie wat heeft bekeken, hoe je groep volgers precies is opgebouwd en welke posts het goed doen.
Deze taak vereist dus een andere, methodische benadering. Het gaat hier juist om de details, de patronen en mogelijkheden onderzoeken om je social media content te optimaliseren.
Het contrast tussen deze typen werkzaamheden zorgt dat je lekker door kunt gaan. Je krijgt meer gedaan en het geeft je een voldaan gevoel omdat je verschillende dingen echt gestart bent! Zo krijgt uitstelgedrag minder kans.
3. Handel kleine taken meteen af
Je kent het wel: de onbenullige taken die zich ophopen in je hoofd, die – als we eerlijk zijn – nog geen 5 – 10 minuten van je tijd kosten. Het zijn de e-mails die binnen enkele zinnen beantwoord kunnen worden, het bijwerken van je to-do lijst of zelfs het vervangen van die knipperende lamp die al weken hapert.
Wist je dat deze taken in jouw hoofd bijna de proporties aannemen van een groot project? Als je dit soort taakjes blijft uitstellen, voelt dat niet alleen vervelend en stressvol: het doet ook mentaal veel. Die kleine taken gaan aan je knagen en nemen te veel tijd en ruimte in beslag in je gedachten.
Zo wordt het een soort vervelende ‘ruis’ in je hoofd die helaas je uitstelgedrag van de meer belangrijke of grote taken in de hand werkt.
Maak gebruik van David Allen’s twee-minutenregel. Als je iets ziet dat minder dan twee minuten (5 – 10 mag ook) kost om te voltooien, doe het dan meteen. Zo kun je die vervelende kleine taken meteen van je mentale checklist afvinken: hoe fijn voelt dat?!
Je creëert hiermee veel meer ruimte, helderheid, creativiteit en focus voor de grote en belangrijke taken.
Wil je nu echt stoppen met deze, eigenlijk vreemde, vorm van zelfsabotage? Doe mee met de cursus ‘In 100 Dagen van Uitstel naar Actie’. Samen gaan we je uitstelgedrag te lijf: https://www.fanfactor.nl/cursussen/in-100-dagen-van-uitstel-naar-actie/
4. Zoek iemand die je accountable houdt
Het uitstellen van taken is een menselijke neiging die vaak voortkomt uit een gebrek aan directe verantwoordelijkheid. Wanneer we alleen werken, is het gemakkelijk om onze eigen deadlines en afspraken steeds maar te verschuiven.
Maar wat als er iemand is die jou op je gewenste koers houdt? Dat kan in de vorm van een buddy. Zie het als een sparringpartner waarmee je over en weer regelmatig een soort van verantwoording aflegt.
Jullie delen samen regelmatig jullie voortgang, jullie inspireren, motiveren en ondersteunen elkaar. Hierdoor gaan jullie beiden meer gedisciplineerd te werk.
Psychologisch gezien zorgt een buddy ervoor dat je niet enkel verantwoording aflegt aan jezelf, maar ook aan iemand anders. Het grappige is dat we vaak meer toegewijd zijn aan afspraken met anderen dan aan die met onszelf.
We zijn sociale wezens: goedkeuring van anderen is nu eenmaal een sterke drijfveer. Hiermee is het zoeken van een fijne buddy een bijzondere krachtige motivator die je effectief helpt om uitstelgedrag aan te pakken.
5. Overwin uitstelgedrag door grote taken in stukjes te hakken
Het psychologische ‘gewicht’ van grote projecten kan verlammend werken. Omdat je niet precies weet waar je moet beginnen en wat er allemaal moet gebeuren, is het vaak een uitdaging om echt te starten.
De oplossing? Hak de taak in meerdere kleine, behapbare taken. Eigenlijk werk je gericht met minideadlines door ‘chunking’. Dit is een term uit de cognitieve psychologie die verwijst naar het proces van het groeperen van informatie in kleinere, gemakkelijk te verwerken eenheden.
Kort samengevat biedt dit ‘chunken’ je het volgende:
- Duidelijk overzicht
- Meer innerlijke rust
- Meer motivatie
- Betere focus
- Minder angst
Het opsplitsen van een grote taak of een groot project in kleinere miniprojecten geeft je direct meer overzicht en rust. Je raakt ook niet meer overweldigd van wat je allemaal moet doen.
Je brein houdt van dingen afmaken en beloont je elke keer met dopamine als je een taak hebt afgerond. Dopamine is een neurotransmitter.
Elke minideadline die je haalt, voelt daardoor als een heerlijk succes. Dit versterkt je gedrag om door te gaan en in die fijne actiestand te blijven, waardoor de neiging tot uitstel vermindert.
Wil je nog meer praktische tips die je helpen om je uitstelgedrag te verminderen? Lees dan ook dit blog: https://www.anneraaymakers.nl/14-gouden-tips-tegen-uitstelgedrag/
En … nee … stel dat niet uit 😉
Wil je nu echt stoppen met deze, eigenlijk vreemde, vorm van zelfsabotage? Doe mee met de cursus ‘In 100 Dagen van Uitstel naar Actie’. Samen gaan we je uitstelgedrag te lijf: https://www.fanfactor.nl/cursussen/in-100-dagen-van-uitstel-naar-actie/
Speak Your Mind