Stop met dat uitstelgedrag, eens en voor altijd! 13 belangrijke do’s & dont’s

Iedereen kent het verschijnsel ongetwijfeld: Je bent niet vooruit te branden om een bepaalde klus te doen. In de plaats daarvan ga je andere dingen doen, die stukken minder belangrijk zijn. Of je doet gewoon even helemaal niets. Herken je dat uitstelgedrag? Ik noem het ook wel ’uitstelleritis’. Ik weet het, dat is geen woord, dat heb ik verzonnen 😉

Als je hier af en toe last van hebt, is dat volkomen normaal. Steeds meer mensen ontwikkelen echter een permanente vorm van uitstelgedrag. Als ondernemer is dat natuurlijk helemaal niet handig. In dit blog deel ik 13 belangrijke do’s en dont’s met je, zodat jij je uitstelgedrag gericht kunt aanpakken.

Waarom stellen we zo vaak dingen uit?

Je moet een dringende taak doen, maar je vindt 1001 excuses om het niet NU te doen. Dat uitstelgedrag komt vooral voor als je baas bent over je eigen tijd.

Vaak liggen hieraan een of meer van de volgende factoren aan ten grondslag:

• Je karakter: impulsieve mensen zijn bijvoorbeeld sneller afgeleid en stellen graag ‘saaie’ bezigheden uit.
• Geen of slecht tijdbeheer.
• Concentratieproblemen.
• Luiheid.
• Geen of verkeerde prioriteitenstelling.
• Faalangst.
• Het onderschatten van de eigen vaardigheden.
• Een soort onbewuste afkeer van bepaalde taken.

Het laatste punt komt waarschijnlijk het meeste voor. Iedereen heeft wel van die klusjes waar je echt geen zin in hebt, maar die wel moeten gebeuren. Denk bijvoorbeeld aan je administratie.

Helaas is het zo dat chronisch uitstelgedrag een echt probleem kan worden, als je er niet serieus iets aan doet. Je komt dan terecht in een vicieuze cirkel van werk dat niet afkomt, onrust, stress en daardoor niet haalbare deadlines.

Wat precies jouw individuele oorzaken zijn voor het (chronisch) uitstellen van taken op je to-dolijst, moet je dus voor jezelf gaan uitzoeken. Hiervoor heb je een hoge mate van zelfreflectie nodig, bereidheid om te veranderen en moet je kritiek kunnen incasseren. Vraag ook eens vrienden en familie hoe ze je zien en wat volgens hen de oorzaak van je uitstelgedrag zou kunnen zijn.

Hier volgen enkele belangrijke do’s en dont’s waarmee je jezelf te slim af kunt zijn en zo je uitstelgedrag sterk kunt verminderen.

1. Do: streep af wat je wél doet

Uitstelgedrag vindt zijn oorsprong in je brein. Om je vervelende uitstelgedrag tegen te gaan, is het belangrijk dat je je werk vanuit de goede invalshoek benadert. Zie het niet als een oneindige aaneensluiting van grote projecten die je moet doen. Dat demotiveert meteen omdat de klussen groot zijn en omdat het er zoveel zijn.

Spreek met jezelf af dat ook iedere kleine stap in de goede richting belangrijk is. Alle kleine stapjes samen zorgen er namelijk voor dat de taak afkomt. Door elke dag enkele kleine taakjes af te handelen die bijdragen aan de grotere projecten, voelt het werken eraan meteen al anders. Vooral het afstrepen van die kleine taken die je iedere dag wél doet (en niet uitstelt), geeft je een enorme positieve boost. Je focust meer op wat al gedaan is dan wat er allemaal nog moet gebeuren. Dat voelt goed en geeft je rust.

2. Don’t: doelen stellen die niet haalbaar zijn

Soms ervaar je dingen die moeten gebeuren als zware ballast en als een onoverkomelijke berg. Dat gevoel geef je er onbewust zelf aan. Vaak komt dat door gestelde doelen die gewoonweg veel te groot, uitgebreid of onduidelijk zijn.

Als taken vaag en ongedefinieerd lijken, is het menselijk dat je dat soort dingen al snel uitstelt. Stop dit soort uitstelgedrag en maak van die olifant snel weer een mug 😉 Dat doe je door kleine en behapbare klussen op je to-dolijst te zetten en je hier dan ook aan te houden.

3. Do: duidelijke prioriteiten stellen

Om uitstelgedrag tegen te gaan, maak je vooraf per dag een prioriteitenlijstje. Rangschik de taken die moeten gebeuren in volgorde van relevantie en stel hierbij duidelijke deadlines. Dit klinkt zwaar, maar als je behapbare taken inplant en begint met de meest dringende, voel je je na 2 afgeronde taken extra gemotiveerd. Je bent namelijk al een flink stuk op weg met wat gedaan moet worden. Omdat je zo gefocust bezig bent om de deadlines te halen, zit je ook goed in de flow.

Om afleiding te voorkomen (wat weer kan leiden tot uitstelgedrag) zorg je voor voldoende rustmomentjes tussen de werkzaamheden door. Lees even een kwartiertje een boek in het zonnetje, hang de was op of neem 15 minuutjes om je social media te checken (wel een timer aanzetten). Zo wissel je inspanning en ontspanning af, waardoor de kans op uitstelgedrag stukken minder wordt.

Wist je dat uitstelgedrag ook veroorzaakt wordt als je dringende klussen niet meteen afhandelt? Dan ontstaat er stress omdat je weet dat die dingen ook nog gedaan moeten worden die dag.

4. Don’t: meerdere dingen tegelijk doen

In deze tijd hebben steeds meer mensen de neiging om te multitasken. Tijdens een vergadering via Zoom check je snel even je mail. Of tijdens een telefoongesprek maak je een boodschappenlijstje.

Multitasken is de grootste vijand van je concentratie en het werkt daardoor ook snel uitstelgedrag in de hand. Hoe geconcentreerder je bezig bent, hoe sneller en met meer gemak je iets af hebt. Hou eens bewust in de gaten of je aan het multitasken bent. Betrap je jezelf erop? Zorg er dan voor dat je je meteen alleen op één ding concentreert.

5. Do: wees lief voor jezelf

Wie kent niet de gedachten als “Waarom ben ik daar nu nóg niet aan begonnen?” of “Nu heb ik dit weer niet af gekregen” of “Verdorie, vandaag treuzel ik alweer”? Het is goed en belangrijk om dit gedrag kritisch te observeren. Welke gedachtes heb je regelmatig die met uitstelgedrag samenhangen? Door dit inzichtelijk te krijgen en vervolgens na te gaan waarom je bepaalde dingen ontwijkt of er niet aan begint, kun je het uitstelgedrag aanpakken.

Boos worden of negatief over jezelf oordelen helpt echt niemand. Sterker nog: het wakkert het uitstelgedrag alleen maar meer aan. Want dan voel je je zwak, hulpeloos en overgeleverd aan de omstandigheden. Wees mild en lief voor jezelf. Zie het analyseren van je uitstelgedrag als een goed leermoment waar jij en bedrijf alleen maar beter van worden.

Herken je bovenstaande dingen maar al te goed? Dan is de cursus ‘In 100 Dagen van Uitstel naar Actie’ echt iets voor jou. Meld je hier aan: https://www.fanfactor.nl/cursussen/in-100-dagen-van-uitstel-naar-actie/

6. Don’t: onrealistisch plannen

Vaak zijn we helden in plannen, maar soms dramatisch in de uitvoering. Dat hangt samen met je manier van plannen. Hierbij is het belangrijk dat je prioriteiten en doelen stelt die realistisch en haalbaar zijn. Een overvol ingeplande dag staat garant voor uitstelgedrag. Simpelweg omdat we onvoldoende tijd inplannen voor de aparte klussen. Dat veroorzaakt onrust en stress.

Dat komt doordat we geen goed beeld hebben gevormd van wat er precies moet gebeuren en hoe veel tijd dat gaat kosten. Houd er rekening mee dat elke taak je meestal twee keer zoveel tijd kost als je zelf inschat en verwacht.

Om stress en daarmee gepaard gaand uitstelgedrag te voorkomen, stel je vanaf nu dagelijks alleen nog maar realistische doelen. Kijk kritisch hoe lang je ergens voor nodig hebt en plak er nog wat extra tijd aan vast. Omdat je een aantal dagelijkse prioriteiten hebt gesteld en deze ook nog eens ruim inplant, weet je zeker dat je zonder stress je lijstje af kunt werken. Dat geeft rust en zorgt ervoor dat je gefocust aan het werk gaat, zonder uitstelgedrag.

7. Do: je taken in hapklare brokken verdelen

Hoe groter en overweldigender een klus voor je voelt, hoe meer stress je ervaart en hoe eerder uitstelgedrag op de loer ligt. Je weet het: zelfs de hoogste berg kan beklommen worden door hem stap voor stap te bedwingen. Maak daarom van elke groot project een overzicht van alle benodigde kleine stapjes. Verdeel die vervolgens over enkele dagen en rond het project zo af. Het voelt veel prettiger om elke dag een beetje aan een project te werken dan een dag lang alleen maar daaraan te werken.

Elk van die stapjes is een taak op je prioriteitenlijst. Die kleine taken voelen lekker luchtig en het is geweldig als je ze van je lijstje kunt afvinken. Door alles zo behapbaar te maken, is de kans op uitstelgedrag stukken minder. Sterker nog: je bent juist gemotiveerd om alles af te vinken, zodat je klaar bent voor die dag. Dit is een hele andere mindset van waaruit je werkt en die maakt dat uitstelgedrag weinig kans meer maakt.

8. Don’t: je laten verleiden door social media

Als ondernemer ben je natuurlijk ook actief op social media. Dat is goed, maar zet tijdens werkuren (en liefst ook daarbuiten) alle notificaties van die apps uit. Ze leiden je af, halen je uit je concentratie en verleiden vaak om toch even te kijken.

Ook herken je vast wel dat als je ‘even’ de reacties op je posts wilt checken, je een half uur later nog door alle andere (privé)berichten en meldingen scrolt. Dat komt doordat Facebook (en andere social media) je verleiden met allerlei rode bolletjes en meldingen. Die triggeren je nieuwsgierigheid om die dan ook meteen maar even te checken.

Deze activiteit voelt vaak als een heerlijke afwisseling tussen al die klussen die je moet doen. Voor je het weet ben je zo drie kwartier verder. Zonde van je tijd! Deze veroorzaker van uitstelgedrag kun je eenvoudig tackelen door alle notificaties uit te zetten. Zet ook de mail notificaties uit; ook die veroorzaken afleiding en kunnen leiden tot uitstelgedrag.

Wil je nog meer handige tips? Lees dan ook dit blog: https://www.anneraaymakers.nl/efficienter-werken-16-gouden-tips-voor-meer-tijd-voor-je-business/

9. Do: met datgene starten waar je het minste zin in hebt

Ook vast herkenbaar: dat je de dag start met lekker eenvoudige taken en die minder leuke werkzaamheden gewoon naar later doorschuift. Niet doen, want dit leidt gemakkelijk tot uitstelgedrag. Zeker bij minder leuke klussen die niet zo urgent zijn. Vaak start je daar die dag dan helemaal niet mee.

Begin elke dag bij voorkeur met een minder leuke taak. Juist hierdoor creëer je een positieve mindset; op zijn laatst als die taak is afgerond. Alles wat je daarna moet doen, gaat je dan heel gemakkelijk af. Ook is de kans hiermee minimaal dat je uitstelgedrag gaat vertonen. Tenslotte ervaar je dan niet de ballast van die vervelende taak die voortdurend ‘boven je hoofd hangt’.

10. Don’t: van alles door elkaar doen

Plan gestructureerde momenten in je werkdag. Dat klinkt logisch, maar gebeurt vaak te weinig. Neem bijvoorbeeld overleg of telefoontjes plegen. Vaak doe je dat tussen de bedrijven door. Het is veel slimmer om dit in blokken te doen. Op die manier ben je gestructureerd met bepaalde werkzaamheden bezig. Dat zorgt ervoor dat er meer focus is en dus minder kans op uitstelgedrag.

Het is efficiënter en effectiever als je vaste momenten instelt. Denk aan:

• Vaste dagdelen voor vergaderingen.
• Vaste momenten voor telefonische afspraken.
• Vaste tijdblokken voor het checken en beantwoorden van e-mails.

Als je dit zo inbouwt, werk je meer gefocust en stukken effectiever. Het vermindert ongewenste onderbrekingen van het werk aanzienlijk en daarmee ook de kans op uitstelgedrag.

11. Do: een business buddy zoeken

Een uitstekende tip tegen uitstelgedrag is om een buddy te zoeken. Een andere ondernemer waarmee je kunt sparren en elkaar kunt helpen. Belangrijk is hierin het stuk om elkaar ook accountable houden.

Deadlines die je jezelf oplegt werken veel minder sterk dan deadlines die je met een ander deelt, waarbij de ander meekijkt of je er ook aan begint en het op tijd afmaakt. Dit werkt bij de meeste mensen erg motiverend en zorgt ervoor dat je in de actiestand komt en blijft.

Met een buddy aan je zijde kunt je jouw uitstelgedrag zeker een halt toeroepen.

12. Don’t: lang achter elkaar doorwerken

Van langdurig en zonder pauzes doorwerken is nog niemand beter geworden. De kwaliteit van je werk wordt er ook zeker niet beter op. Sterker nog: de focus raakt op een bepaald moment zoek en verveling en uitstelgedrag liggen al snel op de loer.

Voorkom dit door tussendoor steeds micro-pauzes in te lassen. Een effectieve manier is de Pomodoro-techniek. Hiermee werk je 25 minuten vol focus aan één specifieke taak. Daarna neem je 5 minuten rust en ga je iets anders doen. Daarna werk je weer 25 minuten aan een taak enzovoorts. Dit werkt echt goed.

Zorg ervoor dat je verder geen afleiding hebt en echt alleen aan die ene taak werkt. Neem daarnaast natuurlijk ook de langere pauzes. Zo maak je elke dag echt stappen en uitstelgedrag heeft geen enkele vat op jou.

13. Do: vier ook je kleine succesjes

Je successen vieren is belangrijk om gemotiveerd te blijven in alles wat je doet. Vaak vieren we grote successen wel, zoals het afronden van grote projecten.

Het werkt stimulerend en het vermindert je uitstelgedrag als je ook je regelmatig je kleine succesjes viert. Wees bijvoorbeeld trots op jezelf als je alle taken op je to-dolijst van die dag hebt afgevinkt en geef jezelf een schouderklopje 😉

Heb je een week lang alle to-do’s netjes afgerond? Vier dat succesje dan en beloon jezelf met een leuke kleinigheid. Bijvoorbeeld je favoriete glossy tijdschrift of een drankje op het terras. Hiermee zorg je niet alleen voor de nodige ontspanning tussen de bedrijven door, maar het brengt mentaal ook iets positiefs teweeg en het vermindert de kans op uitstelgedrag.

Er zit vast iets tussen dat meteen je aandacht greep en waarvan je dacht: “Ja, dit moet ik gaan doen of laten.” Kies één ding uit en ga er vandaag nog mee aan de slag om je uitstelgedrag te stoppen. Succes!

Verzin jij wel eens redenen en zoek je uitvluchten om niet op een e-mail te reageren of een telefoontje te beantwoorden? Dan is de cursus ‘In 100 Dagen van Uitstel naar Actie’ echt iets voor jou. Meld je hier aan: https://www.fanfactor.nl/cursussen/in-100-dagen-van-uitstel-naar-actie/